Relacje PR-owca z dziennikarzem w czasie pandemii

Pandemia koronawirusa zmusiła wielu z nas do przeniesienia pracy do domu. Dotyczy to również dziennikarzy, którzy (jak wszyscy) muszą odnaleźć się w nowych realiach. Co współpracujący obecnie z mediami PR-owiec powinien brać pod uwagę?

Przed lekturą polecam zerknąć na ujęte w formie infografiki rekomendacje związane z komunikacją w czasie COVID-19 opracowane przez Pawła Soproniuka. Warto zwrócić uwagę na przyjętą w nich oś czasu - jesteśmy obecnie w przejściu z II do III fazy kryzysu i właściwie już teraz i przez najbliższe miesiące trzeba nieco inaczej podchodzić do współpracy z dziennikarzami.

Chcąc skutecznie współpracować z mediami, musimy mieć na względzie różne zmiany, które zaszły w poszczególnych redakcjach, zarówno jeśli chodzi o dostępność dziennikarzy, jak i sposoby ich pracy w nowych warunkach – tym bardziej, że pomimo znoszenia kolejnych obostrzeń, redakcje nie śpieszą się z powrotami do biur.

Bazując na naszych doświadczeniach, wytypowałam wyzwania z którymi mierzą się PR-owcy w relacjach z mediami w czasie pandemii i przygotowałam rady, jak im sprostać.

1. Namierz właściwego dziennikarza

Obecnie wielu dziennikarzom zmienił się zakres obowiązków. Miały miejsce liczne roszady, jeśli chodzi o zakres tematów, za które w redakcji odpowiada dana osoba. Ma to związek m.in. z często spotykanym skróceniem wymiaru czasu pracy lub całkowitą redukcją etatów. Wyzwaniem jest znalezienie dziennikarza, który aktualnie zajmuje się tematem, w który wpisuje się nasza informacja. Warto przejrzeć ostatnie publikacje traktujące o interesujących nas kwestiach i sprawdzić kto jest ich autorem, co jest szczególnie łatwe jeśli chodzi o portale internetowe. W przypadku radia, telewizji czy prasy warto zwrócić się o pomoc w namierzeniu właściwego dziennikarza do sekretarza redakcji.

2. Pomóż nie zginąć swojej propozycji pośród tony maili

To, że nie siedzimy w jednym biurze uniemożliwia rozmowy, konsultacje, bezpośrednie ustalenia. Wszystko, nawet najmniejsze sprawy, trzeba omawiać na odległość. Stąd dużo więcej maili w skrzynkach, czekających na przeczytanie. Także nasze wiadomości z propozycjami tematów mają obecnie znacznie większą konkurencję w walce o czas i uwagę dziennikarza. Sprawia to, że muszą wyróżniać się jeszcze bardziej niż dotychczas. Dużą rolę odgrywa dobrze sformułowany, czyli konkretny i atrakcyjny, tytuł maila (sprawdź co zrobić, by mail nie trafił do zakładki Oferty czy Spam). Z drugiej strony na znaczeniu zyskuje follow-up. Z mojego doświadczenia wynika, że dziennikarze doceniają kontakt telefoniczny, gdy faktycznie chcesz się podzielić ważnym newsem. Sami przecież nie chcą, żeby w gąszczu korespondencji umknął im ciekawy temat. 

3. Miej temat na czasie

Teraz króluje wirus, nic dziwnego – ma koronę. Jego panowanie wpływa na to, jaki temat jest dla mediów atrakcyjny. Dziennikarze preferują tematy w jakiś sposób powiązane z pandemią, dlatego komunikacja nie powinna być oderwana od jej realiów. Absolutnym obowiązkiem PR-owca jest śledzenie etapów odmrażania gospodarki. Warto, przedstawiając temat dziennikarzowi, nawiązać do tego, co obecnie się dzieje np. pokazać użyteczność produktu w kontekście obowiązujących lub znoszonych obostrzeń.

4. Sprawdź, co interesuje dziennikarza. Ale tak serio

Wywołany pandemią kryzys nie ominął mediów. Notują dużo mniejsze przychody, więc to zrozumiałe, że szukają dodatkowych możliwości ich zwiększenia. Wiele redakcji, nawet te, z którymi do tej pory współpracowaliśmy bezpłatnie, przesyła oferty współpracy komercyjnej. W najtrudniejszej sytuacji znalazł się tzw. PR produktowy. Żeby, w odpowiedzi na przesłaną informację prasową, nie dostać cennika, proponowany temat musi być naprawdę ważny i ciekawy. Sytuacja idealna to zbadanie preferencji dziennikarzy przed zredagowaniem materiału. To oczywiście sytuacja idealna bez względu na okoliczności, ale szczególnie teraz warto przekonać swoich klientów do tego modelu pracy.

5. Przygotuj klienta do wywiadów

Szczególnie dziennikarze radiowi i telewizyjni pracujący poza studiem potrzebują od nas większej niż dotychczas pomocy w przygotowaniu materiałów. Niemożność spotkania się z rozmówcą w studiu nagraniowym sprawia, że wywiady nagrywane są przez telefon lub inny komunikator. Często proponowanym w czasie pandemii rozwiązaniem jest samodzielne nagranie wypowiedzi. Przygotujmy do tego naszego klienta. Dajmy mu wskazówki, również te techniczne, związane z jakością nagrania. W przypadku nagrań czy rozmów wideo pamiętajmy o wskazówkach dotyczących odpowiedniego ubioru, wyboru najlepszego możliwego otoczenia, które znajdzie się w tle czy oświetlenia planu.

6. Postaw na konferencje prasowe online

Długo pewnie jeszcze nie spotkamy się z dziennikarzami twarzą w twarz, ale dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, nadal możliwe jest przeprowadzenie konferencji prasowej. Wymaga to trochę pracy przy zapewnieniu sprawnie funkcjonującego zaplecza technicznego i przygotowaniu uczestników spotkania – jednak przekazywanie informacji do laptopa wymaga innego sposobu formułowania przekazu niż w przypadku gdy mamy przed sobą ludzi, których reakcje możemy obserwować. Zaryzykuję jednak stwierdzenie, że efekty są porównywalne, a nawet lepsze niż w przypadku tradycyjnej konferencji. W kwietniu przygotowaliśmy dla jednego z naszych klientów zdalne spotkanie z dziennikarzami. Wzięło w nim udział aż 80 przedstawicieli mediów!

Myślę, że na te wyzwania czekające PR-owca w pracy z dziennikarzami w czasie pandemii trzeba patrzeć jak na szanse, a nie zagrożenia. To, czego nauczymy się w tych trudnych realiach, zostanie z nami na dłużej i sprawi, że nasza praca będzie skuteczniejsza. I na koniec truizm: jako PR-owcy, prowadząc media relations, pamiętajmy, że po drugiej stronie jest człowiek taki jak my, który stara się jak najlepiej wykonywać swoje obowiązki. Ułatwmy mu to jak tylko możemy.