Jak zbadać komunikację wewnętrzną w firmie?

Sprawna komunikacja wewnętrzna przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim zwiększa efektywność pracowników i angażuje ich do osiągania wspólnych celów. Wspiera wymianę wiedzy i przyczynia się do rozwoju całej organizacji. Tyle z teorii :) Co w sytuacji, gdy system komunikacji wewnętrznej zawodzi, a organizacja nie osiąga założonych celów? Jak sprawdzić, które elementy działają, a które można by poprawić? Czy można zbadać komunikację wewnętrzną? I – nawet ważniejsze pytanie – jak to zrobić?

Poniższy artykuł opisuje, w jaki sposób przeprowadzić dobre badanie komunikacji wewnętrznej. Zawarte w nim informacje to wynik prawie 20 lat doświadczeń konsultantów agencji Neuron, zebranych podczas realizacji audytów komunikacji wewnętrznej w firmach i instytucjach zatrudniających łącznie kilkadziesiąt tysięcy osób.

Nasze strategie komunikacji wewnętrznej przygotowujemy w oparciu o unikalną metodologię. Jednym z jej elementów jest badanie komunikacji – wypracowywane przez lata i wielokrotnie sprawdzone w praktyce. Im dokładniejsze będzie badanie i analiza sytuacji wyjściowej, tym lepsza i bardziej odpowiadająca na potrzeby organizacji będzie strategia komunikacji i zawarte w niej rozwiązania czy rekomendacje.

Dobre badanie komunikacji wewnętrznej zawsze wymaga indywidualnego podejścia i opracowania odpowiednich proporcji pomiędzy różnymi narzędziami badawczymi wykorzystywanymi przez konsultantów agencji. Najczęściej stosujemy:

• wizyty studyjne
• analizę dostępnych materiałów i oględziny systemów komunikacji funkcjonujących w miejscach, w których przebywają pracownicy
• indywidualne wywiady pogłębione
• warsztaty komunikacyjne
• badania ankietowe

W pierwszym etapie prac spotykamy się z przedstawicielami klienta (najczęściej są to osoby odpowiedzialne za komunikację), by określić cele badania i podstawowe wyzwania w komunikacji. To też moment na zapoznanie się z materiałami, którymi dysponuje klient – wynikami badań z poprzednich lat, raportami, strategicznymi komunikatami, treściami dystrybuowanymi do pracowników w ramach komunikacji wewnętrznej itd. 

Naszym klientom rekomendujemy realizację zarówno ilościowego, jak i jakościowego badania.

• Badanie ilościowe realizujemy w oparciu o ankietę komunikacji wewnętrznej, opracowywaną przez firmę badawczą Antal Market Research. Najczęściej ma ono formę papierowych ankiet, komunikowanych i dystrybuowanych wśród pracowników metodą kaskadową i wrzucanych do urn. Ankiety są zgodne z najlepszymi praktykami z zakresu audytu komunikacji wewnętrznej według standardu LTT (Liiketaloustieteellisen Tutkimuslaitoksen Communication Audtit Procedure).
• Natomiast badanie jakościowe przeprowadzane jest w oparciu o wizyty studyjne oraz wywiady pogłębione z pracownikami różnych szczebli organizacji.

– Pogłębione wywiady są źródłem bardzo cennych informacji o organizacji, które nie zawsze udaje się pozyskać w wyniku badania ilościowego. W trakcie takich spotkań z pracownikami różnych szczebli, które są anonimowe (nie pytamy rozmówców o nazwiska), mamy okazję prześledzić realną ścieżkę przepływu informacji i zapytać o indywidualne potrzeby związane z komunikacją. Rozmawiamy też o najczęściej wykorzystywanych narzędziach i przyglądamy się poszczególnym kanałom – komentuje Paweł Soproniuk, partner w Neuron Agencji PR – Badanie komunikacji wewnętrznej bez części jakościowej nie dają nam pełnego obrazu komunikacji w organizacji, a tym samym – opracowane na ich podstawie – rekomendacje działań i strategia okażą się nieskuteczne – dodaje Paweł Soproniuk, autor kilkudziesięciu strategii i audytów komunikacji wewnętrznej.

Badanie kończy się raportem podsumowującym wynik badania ilościowego (ankiety) i jakościowego (wywiady pogłębione, wizyty studyjne). Wnioski z tak zrealizowanego badania będą stanowić punkt wyjścia do przeprowadzenia warsztatu strategicznego, którego celem będzie stworzenie lub aktualizacja strategii komunikacji wewnętrznej.

Jeśli rozważasz przeprowadzenie badania komunikacji wewnętrznej w Twojej organizacji i chciałbyś dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami mailowo: neuron@neuron.pl.