3 błędy w komunikacji transformacji cyfrowej

Ogromną zmianą, która dotyczy obecnie praktycznie każdej organizacji jest transformacja cyfrowa. Jeżeli nie przekonasz pracowników o jej słuszności, nie zakończy się sukcesem.

Błąd 1. Nawet nie wiesz, że twoja firma przechodzi transformację cyfrową 😊

W erze powszechnej digitalizacji pracy i związanych z nią procesów,  niemal każda zmiana w organizacji zawiera komponent transformacji cyfrowej. Przenosicie pliki na wirtualny serwer? Wprowadzacie procedurę umieszczania notatek w chmurze? Zarządzacie zadaniami i sprzedażą w aplikacji? To też jest transformacja cyfrowa.

Bez względu na to, czy pracujesz w 10-osobowej, czy 10-tysięcznej firmie, w każdym przypadku wprowadzane zmiany muszą być odpowiednio zakomunikowane. Prawidłowo poprowadzone działania edukacyjne i informacyjne nie tylko wspierają wprowadzanie zmian, ale wpływają też pozytywnie na kulturę organizacyjną.

Błąd 2. Informujesz, ale nie edukujesz

Szanowni Państwo, od jutra wszystkie nasze taski będą publikowane w aplikacji, a pliki digitalizowane i gromadzone w chmurze. Zaczynamy pracować agile i korzystamy ze scrum. Wszystkie pytania proszę kierować na daily do Waszego Scrum Mastera. Ta zmiana na pewno ułatwi nam pracę i poprawi wyniki firmy.

Zmiana jest? Jest. Komunikacja jest? Jest. Co dalej? Nie wiadomo.

Przy zmianach, związanych z transformacją cyfrową w firmie, należy położyć duży nacisk na edukację. Dotyczy to zwłaszcza wdrażania nowych metod pracy, jak np. framework scrumowy.

Pracownicy muszą nauczyć się nie tylko nowych systemów i procedur, ale też innej niż do tej pory nomenklatury, a czasem nawet nowych nazw stanowisk, zespołów i procedur. Należy przekazać im wiedzę o Sprintach, Daily, kompetencjach Product Ownera, czy Scrum Mastera.

Poza szkoleniami, należy przygotować dla nich zestaw niezbędnych materiałów – słowniki, poradniki, artykuły, ale też przykłady. Zamiast opowiadać o nowym systemie zarządzania, pokaż na przykładzie konkretnego pracownika/zespołu/produktu, jak to działa „po nowemu”.

Jeżeli pracownicy wiedzą, z czym mierzy się firma i rozumieją nie tylko cel zmian, ale też metody i narzędzia, dużo przychylniej patrzą na transformację, a tym samym angażują się w jej wdrożenie w organizacji.

Błąd 3. Nie jesteś przygotowany na konfrontację i kryzys

Ludzie generalnie nie lubią zmian. Pracownicy zazwyczaj też. A zmiany wprowadzane odgórnie w całej organizacji kojarzą się przede wszystkim z restrukturyzacją i redukcją zatrudnienia.

Komunikacja musi ubiegać plotki i niedomówienia. Być prowadzona odpowiedzialnie, aby nie wywoływać w pracownikach lęku. Młodzi ludzie dosyć łatwo adaptują się do zmian i chętnie przyjmują wszelkie udogodnienia technologiczne.

Natomiast pracownicy z dłuższym stażem mogą być pełni obaw, że nie poradzą sobie w nowej organizacji pracy, co może stanowić zagrożenie dla ich miejsca pracy. Twoim zadaniem jest nie tylko zapewniać ich, że są potrzebni, ale też wyposażyć w kompetencje niezbędne do zaadaptowania się do zmian.

Dlatego postaw się w roli tych, którzy zmian (i transformacji cyfrowej) mogą się obawiać. Odwróć sposób myślenia i przeprowadź z pracownikami burzę mózgów w trakcie której wymyślicie wszystkie powody, dla których NIE warto wprowadzać transformacji cyfrowej.

Dzięki temu będziesz w stanie przygotować lepszy plan działań komunikacyjnych: taki, który zmierzy się z prawdziwymi lękami pracowników oraz wykorzysta język korzyści!

Komunikacja jest jak smar, dzięki któremu funkcjonuje organizacyjna maszyna. Dotyka wszystkich aspektów jej działalności: operacyjnej, taktycznej i strategicznej oraz wszystkich interesariuszy – wewnętrznych i zewnętrznych.

Dzięki metodologii opracowanej przez Neuron Agencję PR powstaje strategia w formie krótkiego i konkretnego dokumentu, ułatwiającego podejmowanie właściwych decyzji biznesowych.

Możesz za darmo pobrać dwa darmowe poradniki przygotowane przez nasz zespół: jeden o tym, jak samodzielnie przygotować warsztat komunikacyjny, a drugi – jak przygotować organizację na kryzys.

Oczywiście wszystkich zainteresowanych usługami PR zapraszamy do kontaktu: oferta Neuron Agencji PR

Neuron to warszawska agencja specjalizująca się w doradztwie strategicznym i prowadzeniu projektów komunikacyjnych. Do klientów firmy należą m. in. PKO Bank Polski, PGNiG SA oraz Arval. Więcej informacji: www.neuron.pl

  • Jarosław Melon
  • ex-account manager (były pracownik Neuron APR)
  • j.melon@neuron.pl
  • Neuron Agencja Public Relations