Agenda, kontrola czasu i odpowiedni dobór uczestników – to 3 filary efektywnych spotkań
Firmowe spotkania, poza nielicznymi wyjątkami urodzinowymi lub świątecznymi, nie mają charakteru towarzyskiego. Powinny być dobrze zaplanowane, merytoryczne i angażować tylko potrzebne osoby. Co jeszcze możesz zrobić, aby uczestnicy Twojego spotkania nie wyszli z niego z poczuciem straconego czasu?
Planuj
Przygotuj agendę spotkania i umieść na niej wyłącznie tematy, które zamierzasz przedyskutować. Wszystkie materiały, z którymi powinni zapoznać się uczestnicy, roześlij wraz z agendą i zaproszeniem, z odpowiednim wyprzedzeniem. W treści zaproszenia wyraźnie poproś o potwierdzenie obecności lub odmowę – z uzasadnieniem. W ten sposób unikniesz niespodzianek, a uczestnicy spotkania będą do niego przygotowani.
Pamiętaj!
Oszczędzaj czas swój i współpracowników – na spotkania zapraszaj tylko osoby, które muszą wziąć w nim udział.
Kontroluj
Zaplanuj ile czasu poświęcisz na każdy punkt agendy. Przygotowaną listę tematów, z oznaczonymi blokami czasu, wywieś w miejscu widocznym dla wszystkich uczestników. Spotkania rozpoczynaj i kończ punktualnie. Zanim przejdziesz do kwestii merytorycznych wyznacz osobę, która będzie kontrolowała czas i robiła notatki.
Weryfikuj
Stwórz parking pomysłów i tematów do omówienia w późniejszym czasie. Może to być fragment tablicy lub flipchart. Zapisuj tam tematy z dyskusji, do których musicie wrócić, ale nie są one bezpośrednio związane z celem spotkania. Mogą one zostać podjęte, jeżeli wystarczy na to czasu.
Spotkanie zakończ podsumowaniem i spisaniem kluczowych wniosków – powinny one się znaleźć w notatce, którą należy rozesłać do wszystkich uczestników. Jeżeli nie zrealizowaliście celu spotkania – zaplanuj kolejny termin, w którym omówione zostaną niedokończone wątki.
Sprawdź, czy zaplanowałeś efektywne spotkanie. Skorzystaj z naszej checklisty!
Przed spotkaniem
określ jasny cel i spisz agendę
wybierz i zaproś uczestników adekwatnie do potrzeb
poproś uczestników o przygotowanie się do spotkania i potwierdzenie obecności
W trakcie spotkania
umieść agendę w miejscu widocznym dla uczestników
wyznacz jedną osobę, która będzie robiła notatki i kontrolowała czas spotkania
trzymaj się agendy
Po spotkaniu
roześlij notatkę ze spotkania do zainteresowanych osób
zakomunikuj zadania do wykonania odpowiednim osobom
