Agenda, kontrola czasu i odpowiedni dobór uczestników – to 3 filary efektywnych spotkań

Firmowe spotkania, poza nielicznymi wyjątkami urodzinowymi lub świątecznymi, nie mają charakteru towarzyskiego. Powinny być dobrze zaplanowane, merytoryczne i angażować tylko potrzebne osoby. Co jeszcze możesz zrobić, aby uczestnicy Twojego spotkania nie wyszli z niego z poczuciem straconego czasu?

Planuj

Przygotuj agendę spotkania i umieść na niej wyłącznie tematy, które zamierzasz przedyskutować. Wszystkie materiały, z którymi powinni zapoznać się uczestnicy, roześlij wraz z agendą i zaproszeniem, z odpowiednim wyprzedzeniem. W treści zaproszenia wyraźnie poproś o potwierdzenie obecności lub odmowę – z uzasadnieniem. W ten sposób unikniesz niespodzianek, a uczestnicy spotkania będą do niego przygotowani.

Pamiętaj!

Oszczędzaj czas swój i współpracowników – na spotkania zapraszaj tylko osoby, które muszą wziąć w nim udział.

Kontroluj

Zaplanuj ile czasu poświęcisz na każdy punkt agendy. Przygotowaną listę tematów, z oznaczonymi blokami czasu, wywieś w miejscu widocznym dla wszystkich uczestników. Spotkania rozpoczynaj i kończ punktualnie. Zanim przejdziesz do kwestii merytorycznych wyznacz osobę, która będzie kontrolowała czas i robiła notatki.

Weryfikuj

Stwórz parking pomysłów i tematów do omówienia w późniejszym czasie. Może to być fragment tablicy lub flipchart. Zapisuj tam tematy z dyskusji, do których musicie wrócić, ale nie są one bezpośrednio związane z celem spotkania. Mogą one zostać podjęte, jeżeli wystarczy na to czasu.

Spotkanie zakończ podsumowaniem i spisaniem kluczowych wniosków – powinny one się znaleźć w notatce, którą należy rozesłać do wszystkich uczestników. Jeżeli nie zrealizowaliście celu spotkania – zaplanuj kolejny termin, w którym omówione zostaną niedokończone wątki.

Sprawdź, czy zaplanowałeś efektywne spotkanie. Skorzystaj z naszej checklisty!

Przed spotkaniem

  • określ jasny cel i spisz agendę
  • wybierz i zaproś uczestników adekwatnie do potrzeb
  • poproś uczestników o przygotowanie się do spotkania i potwierdzenie obecności

W trakcie spotkania

  • umieść agendę w miejscu widocznym dla uczestników
  • wyznacz jedną osobę, która będzie robiła notatki i kontrolowała czas spotkania
  • trzymaj się agendy

Po spotkaniu

  • roześlij notatkę ze spotkania do zainteresowanych osób
  • zakomunikuj zadania do wykonania odpowiednim osobom
  • zaplanuj rozwiązania dla zaparkowanych tematów

Neuron to warszawska agencja specjalizująca się w doradztwie strategicznym i prowadzeniu projektów komunikacyjnych. Do klientów firmy należą m. in. Netia, PKO Bank Polski, PGNiG SA oraz Arval. Więcej informacji: www.neuron.pl.

  • Jarosław Melon
  • ex-account manager (były pracownik Neuron APR)
  • j.melon@neuron.pl
  • Neuron Agencja Public Relations