Newsletter wewnętrzny – jak poradzić sobie z nadmiarem informacji w e-mailach?
Nadmiar komunikacji wewnętrznej nie wynika z nadgorliwości komunikatorów, ale często jest tak odbierany przez pracowników firmy. Dotyczy to zwłaszcza złożonych organizacji, które posiadają wiele oddziałów terenowych. Istnieją informacje przekazywane z centrali, które muszą dotrzeć do wszystkich pracowników, ale czy wszystkie muszą być przesyłane mailem? Jak działy komunikacji mogą poradzić sobie z nadmiarem newsletterów?
Odsyłaj do materiałów w intranecie
E-mail jest bardzo wygodny – wystarczy przygotować szablon, wlać całą treść informacji i można wysłać. Co z tego, jeżeli większość z pracowników przeczyta tylko nagłówek? To bardzo dobrze! Twórz newslettery składające się z nagłówków i leadów. Więcej osób przeskanuje wiadomość wzrokiem, a o tym, co je zainteresuje, przeczytają w intranecie.
Newsletter nie jest jedynym kanałem komunikacji. Dokonuj selekcji informacji i publikuj je w różnych miejscach. Wykorzystuj tablice informacyjne, gabloty, plakaty, ulotki, wlepki – pojawiaj się z informacją nie tylko na komputerach pracowników, również tam, gdzie spędzają czas – w windzie, pokoju socjalnym, na klatkach schodowych, w pokoju ksero, a nawet na okładkach na przepustki biurowe.
Zadbaj, aby kluczowe informacje przekazywano osobiście
Są takie wiadomości, których nie należy wysyłać mailem. Zarówno dobre, jak i te złe. Organizuj spotkania informacyjne dla pracowników – z członkami zarządu firmy, z ich dyrektorami lub przynajmniej bezpośrednimi przełożonymi. Ci ostatni są bardzo ważni – to do nich pracownicy będą w pierwszej kolejności kierować swoje pytania i to oni będą dbać o poczucie bezpieczeństwa kadry.
Firmy zmieniają się cały czas – zmienia się strategia biznesowa, zmieniają się pracownicy i zmienia się koniunktura. Jednak komunikacja wewnętrzna powinna być zawsze stała – ma funkcjonować i odpowiadać na potrzeby pracowników. Najlepiej działa jeżeli prowadzona jest konsekwentnie i poparta specjalnie przygotowaną strategią. Jeżeli takiej nie posiadasz i czujesz, że Twojej organizacji potrzebny jest audyt komunikacji wewnętrznej – oddaj się w ręce specjalistów. Spojrzenie z zewnątrz potrafi tchnąć nowego ducha w komunikację wewnątrz organizacji.
