Jak wybrać agencję PR?

Chcesz zatrudnić agencję PR, więc rozpisujesz przetarg. Musisz pamiętać, że agencja będzie pracowała dla ciebie przez kilka lat. Poświęcisz jej duże zasoby, dużo uwagi i pieniędzy. Dopuścisz ją do sekretów i będziesz oczekiwać najlepszych efektów.

Tych kilka poniższych zasad ułatwi Ci proces wyboru odpowiedniej agencji.

  1. Zaangażuj się!

Przede wszystkim zaangażuj się w przetarg. Polega to nie tylko na wysłaniu briefu i czekaniu na oferty, ale również na ścisłej współpracy z zaproszonymi agencjami. Zarezerwuj czas i pamiętaj, że od tego wyboru będzie bardzo wiele zależało. Wyznacz też właściwe osoby do obsługi przetargu i nie polegaj tylko na dziale zakupów. Przydziel do procedury osoby merytoryczne, które później będą współpracować z wybraną przez Ciebie agencją.

  1. Brief!

Musisz przygotować dobry brief, więc zastanów się, czego Ci potrzeba. Agencje mają różne specjalizacje i w różny sposób mogą zaspokajać potrzeby swoich klientów. Zastanów się czy potrzebujesz media relations, czy bardziej doradztwa strategicznego lub taktycznego. A może pomocy w programach wewnętrznych lub logistyki zwanej potocznie wykonem? Sformułuj swoje cele i potrzeby oraz nie skupiaj się tylko na celach komunikacyjnych. Dla dobrej agencji ważne jest, jakie są twoje cele biznesowe i materialne. W briefie podaj ważne informacje, zwłaszcza takie, których nie można zdobyć z innych źródeł. Nie powinien on być odzwierciedleniem tego, co można znaleźć w internecie. Agencja musi dostać ważne i mało znane dane.

  1. Zdefiniuj problemy!

Sformułuj problemy. Napisz, co dotychczas przeszkadzało Ci w prowadzeniu działań komunikacyjnych. We współpracy z dotychczasową agencją, mediami oraz z innymi interesariuszami. Dla nowej agencji będzie ważne, jak definiujesz swoje problemy.

  1. Rozszerz krąg poszukiwań!

Zastanów się nad tym, kogo chcesz zaprosić do przetargu, czyli jaki będzie twój krąg poszukiwań. Najprostszą metodą zmniejszającą ryzyko jest zaproszenie agencji o dużej renomie i doświadczeniu w Twojej branży. Nie bój się zapraszać nowych agencji, czy takich, które mają duże portfolio, ale w innej branży niż Twoja. Pamiętaj, że ważniejsze jest rozumienie problemów komunikacyjnych i umiejętność ich rozwiązywania, niż dokładna znajomość branży. Nawet jeśli jest skomplikowana i hermetyczna, to może zostać opanowana przez dobrą agencję w dość szybkim tempie, natomiast jeśli agencja zna twoją branżę, ale słabo zna się na public relations, to jesteś w znacznie gorszej sytuacji.

  1. Poznaj cały zespół!

Wielu klientów chce od razu poznać kluczowego pracownika, który potencjalnie będzie odpowiadał za obsługę. To dobra praktyka, ale postaraj się pójść jeszcze dalej. Postaraj się poznać cały zespół albo dużą jego część po to, żeby zrozumieć kulturę pracy i klimat. Nie wszystko we współpracy z agencją da się skwantyfikować i ująć w pewne formuły i standardy. Klient powinien się z agencją lubić, i żeby uniknąć nieporozumień, warto poznać ludzi zanim się ich wybierze.

  1. Budżet!

Jeśli możesz to podaj budżet jakim dysponujesz. W ten sposób agencja będzie wiedziała w jakiej skali będzie się obracać. Jeśli nie możesz tego zrobić to nie oczekuj, że w pierwszym kroku agencja poda swoje wynagrodzenie. Najpierw należy określić zakres działań, taktyki i pomysłów, a później rozmawiać o pieniądzach.

  1. Zadzwoń do innych klientów agencji!

Nie opieraj się tylko i wyłącznie na pisanych rekomendacjach. Agencji trzeba zaufać, ale kontrola jest podstawą zaufania. Najlepiej zadzwonić do obecnych klientów, wypytać o problemy i silne strony. Zadzwoń również do byłych klientów. Bardzo ważne też jest, jak agencja kończy, a nie tylko zaczyna.

  1. Daj informację zwrotną!

Kiedy już wybierzesz agencję to nie zapominaj o tych, którzy przegrali. Świat jest mały i być może jeszcze się spotkacie, więc warto pozostawić dobre wrażenie. Poinformuj o przyczynach, dlaczego nie wygrała, a także poinformuj, dlaczego wygrał akurat jej konkurent. Przegrani zachowają Cię dobrze w swojej pamięci i będą mogli poprawić swoją ofertę na przyszłość.