Wielogodzinne cyzelowanie każdego przecinka w informacji prasowej. Zebranie zespołu na temat jej tytułu. I… krótki rzut oka na listę mediów. Byle jak najdłuższą, reszta bez znaczenia.
To jest częste podejście wielu menadżerów. Lista mediów ma być bogata jak największa. 10 tytułów? Czemu tak mało? Dajcie nam więcej! Przynajmniej 50, 100, 200… Niby proste, lista mediów to podstawowe narzędzie w PR, ale mało kto potrafi z niego efektywnie i skutecznie korzystać. A od niego zależy czy przekaz dotrze do właściwych odbiorców, a przez to czy cała strategia komunikacyjna będzie udana.
Uważaj! Samochodem można pobłądzić
Lista mediów w komunikacji wyznacza nam adresatów, do których najpierw dotrze nasz przekaz. Przy jej tworzeniu powinniśmy zastanowić się co chcemy osiągnąć, do kogo jest skierowana nasza komunikacja, jak do nich możemy dotrzeć? Często firma ma ustaloną strategię komunikacji, czyli ma zdefiniowane cele, przekazy oraz grupy docelowe. Istotnym elementem tej prowskiej układanki są kanały komunikacji, które powinniśmy przełożyć na listy mediów.
Dystrybucję informacji prasowej możemy porównać do podróży samochodem. Forma, przekazy i treści to nasz bagaż, pasażerowie i rodzaj samochodu, a grupa docelowa, do której kierujemy naszą komunikację, to miejsca docelowe naszej podróży. Natomiast lista mediów jest mapą, nawigacją podczas naszej podróży. Jeżeli są w niej błędy, to po prostu pobłądzimy i nie dotrzemy do celu.
Dziennikarze, blogerzy są adresatami naszych komunikatów, to oni dalej przekazują nasze informacje. Najlepsza strategia może się nie udać, gdy nasze informacje nie dotrą do właściwej grupy docelowej. Dlatego warto przed wysyłką rzetelnie spojrzeć na listę mediów i zastanowić się, czy na pewno wybraliśmy dobre kanały. Do kogo innego będziemy adresowali newsa o nowych smakach popularnego batonu, a do kogo innego o specjalistycznej usłudze backupu dla firm. Czasem lepsze są szerokozasięgowe media codzienne, czytane przez wielu, a czasem lepszy specjalistyczny blog czytany przez wąskie grono ekspertów.
Lokalizowanie – czyli nie wszędzie tym samym samochodem z tym samym bagażem.
Nieraz warto zróżnicować nasz przekaz w celu dotarcia do różnych grup odbiorców. Ma to znaczenie na przykład przy kampanii ogólnopolskiej, jeżeli chcemy dotrzeć do mediów regionalnych. Te ostatnie chcą informacji o swoim regionie, zamiast pisać o wydarzeniu z drugiego krańca Polski. Dlatego warto dodać do informacji ogólnej kontekst lokalny. Na przykład komunikując o kolejnej edycji ogólnopolskiego konkursu, możemy ją zlokalizować chociaż jednym zdaniem, o tym jak konkurs przebiegał w poprzedniej edycji w poszczególnych miastach, w danym województwie lub jakie lokalne wydarzenie jest planowane. Do tak zaplanowanej komunikacji trzeba przygotować odpowiednie listy mediów lokalnych. Czasem może się okazać, że zlokalizowaną informację będziemy wysyłali w kilkunastu wersjach do kilkunastu list.
Czas przemija i wszystko się zmienia – aktualizacja mapy
Raz zrobiona lista mediów nie może być traktowana jako ostateczna. Od czasu do czasu zmieniamy pracę, dziennikarze też, dlatego nawet lista zrobiona miesiąc temu wymaga weryfikacji i sprawdzenia, przynajmniej kluczowych kontaktów. Czy nadal zajmują się daną tematyką, czy pracują w tej samej redakcji. Czasem wiemy, że ktoś zmienił redakcję, ale zapominamy poprawić naszą listę i ślemy ważny komunikat w próżnię. Dobrze jak jest jakieś przekierowanie i ktoś inny z redakcji dostanie naszą informację. Jednak najczęściej w takim przypadku, informacja przez nikogo nie zostanie zauważona i przeczytana.
Zły adresat może położyć całą komunikację. Zawsze należy pamiętać o jednym, nie wyłączajmy myślenia i w każdym działaniu zastanówmy się, po co to robimy i co chcemy dzięki temu osiągnąć. Wtedy nawet przypadkowa lista mediów może być szybko poprawiona o prawidłowych adresatów, którzy dalej przekażą naszego newsa do naszych klientów i odbiorców.
