Duże błędy przez „małe” zaniedbania

Od paru dni przez media społecznościowe przetacza się fala dramatycznych komentarzy z powodu nie wpuszczenia na pokaz przedpremierowy Gwiezdnych Wojen jednego z najbardziej zasłużonych redaktorów polskiej fantastyki. Maciejowi Parowskiemu odmówiono wstępu na salę kinową, ponieważ nie potwierdził obecności na wydarzeniu. Dystrybutor naraził się na falę krytyki, której mógł uniknąć dbając o rzetelne wykonanie podstawowych działań PR.

Media grzmią. Internauci twierdzą, że to skandal i ironizują „Sorry, takie czasy”, podkreślając, że w firmach dystrybucyjnych pracują za młodzi i za mało wiedzący ludzie.

Większość ataków kierowanych jest w stronę kina i osób stojących na recepcji organizowanego wydarzenia. To bezsensowne!

(Od razu zastrzegam, że nie umniejszam zasług redaktora Parowskiego. Zaczytywałem się w Fantastyce i cenię pracę, którą Pan Redaktor wykonał.)

Dlaczego uważam, że media kierują oskarżenia w złym kierunku?

Pokazy prasowe tego kalibru wymagają wejścia z listy. To oczywiste. Kino ma przecież ograniczoną liczbę miejsc i gdyby wszedł ktoś spoza listy, wtedy media grzmiałyby zapewne, że dla kogoś Bardzo Ważnego zabrakło miejsca. Co więcej, na pokazie tak istotnej dla dystrybutora produkcji nie zostawia się pustych krzeseł. Dlatego, jeżeli zaproszony nie potwierdza obecności, to jak najszybciej zawiadamia się następną osobę z listy możliwych gości. To standardowe działanie. Dziennikarze doskonale o tym wiedzą.

Co lub kto w takim razie zawiódł?

Wcześniejsze przygotowanie imprezy! Błąd nie nastąpił w dniu premiery. Przecież to było wydarzenie roku dla dystrybutora, więc pracownicy lub firma odpowiedzialna za organizację powinna w porozumieniu z dystrybutorem przygotować listę „VIPów wśród VIPów”.

Taka lista musi m.in. zawierać numery telefonów. Jeżeli nie bezpośrednie, to przynajmniej do biur, redakcji czy asystentów. Jeżeli VIP nie odpowiada na zaproszenie mailowe, to, szczególnie w przypadku tak znamienitych i pożądanych gości, dzwoni się i uprzejmie pyta o potwierdzenie przybycia. To podstawy organizacji imprez. Podstawy PR-u. Naprawdę.

Co można było zrobić lepiej?

Poza opisanym wyżej (prawdopodobnym) niedopatrzeniem z dużym zdziwieniem przyjąłem informację, że zaproszenia na tak istotne wydarzenie były wysyłane wyłącznie drogą mailową. I że samych zaproszeń nie traktuje się jak części „eventu”.

Przygotowanie i wysłanie spersonalizowanych zaproszeń do (załóżmy) 300 gości to koszt najwyżej kilku tysięcy złotych. Jeżeli dystrybutor nie mógł znaleźć na to środków, mógł obniżyć koszty wysyłając zaproszenia jedynie do wyselekcjonowanych osób. Uzupełnienie zaproszeń mailowych wysyłką fizyczną to podniesienie prestiżu imprezy, a także kolejne zabezpieczenie przed wpadką.

Żeby jeszcze bardziej wizerunkowo wyróżnić się w medialnym szumie, można dostarczyć zaproszenia osobiście, np. współpracując z grupą rekonstrukcyjną / cospleyerską. Dobrym wzorem jest Cenega, która w taki właśnie sposób dostarczała część recenzenckich kopii gry Total War: Rome 2.

Nie trzeba też od razu iść w ślady BioWare i promocji na Time Square, ale kreatywność w działaniu i krótka relacja filmowa z takiej interakcji np. z Redaktorem Parowskim na pewno spowodowałaby, że zamiast hate-u dziś dystrybutor spotykałby się z dużo lepszym odbiorem w Internecie.

Filmowi zapewne to nie zaszkodzi. Dystrybutorowi być może także nie. Ale pracownikowi lub firmie organizującej wydarzenie – powinno.

Autor: Paweł Blados

Neuron to warszawska agencja specjalizująca się w doradztwie strategicznym i prowadzeniu projektów komunikacyjnych. Do klientów firmy należą m. in. Netia, Mio Technology, ZyXEL oraz Benefit Systems. Agencja została założona przez Lidię Marcinkowską i Marka Wróbla w 2001 roku, jest członkiem Związku Firm Public Relations. Więcej informacji: www.neuron.pl

  • Grażyna Stec
  • account executive
  • g.stec@neuron.pl
  • Neuron Agencja Public Relations
  • Marta Sikora
  • junior account executive
  • m.sikora@neuron.pl
  • Neuron Agencja Public Relations
  • Aleksandra Mroz
  • junior account executive
  • a.mroz@neuron.pl
  • Neuron Agencja public Relations